به موجب قانون، کلیه شرکت ها و یا موسساتی که در ادارات ثبت به ثبت می رسند، مکلف اند اقدام به گرفتن دفتر پلمپ شده نمایند به همین دلیل مدارک اخذ پلمپ دفاتر را در این مقاله بیان می کنیم.تغییرآدرس شرکت این دفاتر به این دلیل به دفاتر پلمپ معروف هستند که صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند. لذا، پلمپ و شماره گذاری دفاتر تجاری که معمولاَ اساس حسابداری موسسات را تشکیل می دهند از اهمیت زیادی برخوردار می باشد.
از آن جا که معاملات تجار مشمول عملیات تجاری است و علاوه بر خود آن ها، با توجه به مراودات و داد و ستدهای مختلف، افراد متعددی را درگیر و مرتبط می سازد لازم است به منظور انضباط امور و پیش بینی وقایع مترتب، تمهیدات لازم نسبت به ثبت و ضبط فعالیت ها و فعل و انفعالات مربوط به کلیه امور تاجر و تجارتخانه اندیشیده شود تا در مواقع مقتضی از طریق مراجعه به آن ها بهره برداری لازم، له یا علیه تاجر در جهت اثبات ادعا و دعوی احتمالی و احقاق حق صورت پذیرد.
در گذشته نیز استفاده از دفاتر تجاری در اشکال و انواع مختلف بین تجار و کسبه متداول بوده است و بسته به نوع و گستره فعالیت و میزان آشنایی و تسلط تاجر با دانش و قواعد مرسوم محیط های کسب و کار از اسناد و دفاتر مختلف در فعالیت های روزمره بهره مند بوده اند تا به مرور زمان و شکل گیری قوانین و مقررات و پیدایش قانون تجارت و اعمال ضوابط قانونی، تجار مکلف به رعایت و محترم شمردن تکالیف مقرر در قانون مربوطه گردیده اند.بطوری که امروزه تقریباَ در تمامی کشورها تجار موظف به تهیه و تنظیم دفاتر تجاری می باشند.
طبق ماده 6 قانون تجارت ایران، هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد:
1-کپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
2-تکمیل فرم اظهارنامه دریافتی از اینترنت
3-کپی روزنامه تاسیس شرکت
4-کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی (در صورت وجود تغییرات)
1-تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
2-کپی کارت ملی متقاضی
3-کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
4.وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشند.