کارت بازرگانی توسط شعب اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران در تهران یا شهرستان ها به نام متقاضیانی که واجد شرایط ذیل باشند صادر می گردد. ثبت شرکتها (کلیه شرکت های تعاونی کارت بازرگانی خود را صرفاَ از اتاق های تعاون جمهوری اسلامی ایران دریافت می نمایند).
مدت اعتبار کارت بازرگانی حسب درخواست متقاضیان از یک تا پنج سال بوده که در صورت تایید توسط وزارت بازرگانی معتبر می باشد. تمدید کارت بازرگانی با ارائه ی مدارک لازم برای مدت مذکور انجام می گیرد و در سری بعد نیز به همین ترتیب ادامه دارد. مراحل تمدید کارت بازرگانی تقریباَ شبیه به مراحل اخذ اولیه ی کارت بازرگانی می باشد.
جهت انجام تشریفات تمدید کارت بازرگانی، دارنده کارت بازرگانی یا نماینده قانونی وی می بایست با ارایه اصل کارت بازرگانی و مدارک ذیل به اتاق های بازرگانی و صنایع و معادن ایران و تعاون مرکزی جمهوری اسلامی ایران حسب مورد مراجعه نماید:
الف- اصل و کپی سند مالکیت شش دانگ به نام متقاضی،به آدرس دفتر کار(آدرس اظهارنامه)
ب- اصل و کپی اجاره نامه محضری معتبر به نام متقاضی،برای محل کار و به آدرس دفتر کار(آدرس اظهارنامه)
ج- اصل و کپی سند مالکیت به نام غیر و اصل و کپی اجاره نامه عادی به نام متقاضی،با کد رهگیری برای محل کار و به آدرس دفتر کار(آدرس اظهارنامه) با امضای دو شاهد ذیل آن
در صورت تغییر مدیر عامل
الف. اصل کارت ملی و شناسنامه مدیر عامل جهت برابر با اصل نمودن و یک سری کپی کامل از پشت و روی آن
ب. اصل گواهی عدم سوءپیشینه مدیر عامل جدید(پرینت از سامانه کارت هوشمند بازرگانی)که از زمان صدور آن 6 ماه بیشتر نگذشته باشد.
ج. اصل کارت پایان خدمت یا معافیت دائم برای آقایان جهت برابر اصل شدن و یک سری کپی از پشت و روی آن
متولدین سال های 1341 و قبل از آن با ارائه کپی مدرک لیسانس نیاز به کارت پایان خدمت ندارند.
د. ارائه اصل و کپی مدرک تحصیلی معتبر(حداقل دیپلم)
ه. داشتن حداقل سن 23 سال تمام
در صورت تغییر آدرس، ارائه یکی از مدارک ذیل الزامی است
الف- اصل و کپی سند مالکیت شش دانگ به نام شرکت؛به آدرس مرکزی با کاربرد اداری یا تجاری
ب- اصل و کپی اجاره نامه محضری معتبر به نام شرکت،برای محل کار و به آدرس دفتر مرکزی با کاربرد اداری یا تجاری(در صورتیکه سند ملک مسکونی و دارای کاربری اداری است باید در اجاره نامه محضری موضوع "ملک مورد نظر جهت شرکت و یا فعالیت اداری شرکت در اختیار مستاجر قرار داده شده است"قید گردد)
ج- اصل و کپی سند مالکیت به نام غیر و اصل و کپی اجازه نامه عادی به نام شرکت،با کد رهگیری برای محل کار و به آدرس دفتر مرکزی با کاربری اداری یا تجاری با امضای دو شاهد ذیل آن
اتاق های بازرگانی و صنایع و معادن ایران و تعاون مرکزی جمهوری اسلامی ایران موظفند اشخاص و شرکت های تعاونی را رتبه بندی نمایند. کارت بازرگانی بر اساس رتبه بندی یاد شده با رعایت سایر شرایط برای مدت بیش از یک سال تا پنج سال قابل تمدید خواهد بود.
چند نکته مهم:
مهلت تمدید کارت بازرگانی با توجه به اعتبار یک ساله یا پنج ساله آن می تواند متغیر باشد. اما به طور کلی بهتر است قبل از انقضای مهلت اعتبار کارت، قدامات لازم در خصوص تمدید آن انجام شود تا مشمول دعاوی مرتبط با کارت بازرگانی نشوید.
وزارت صنعت، معدن و تجارت و اتاق بازرگانی کشور دو سامانه برای صدور و تمدید کارت بازرگانی در اختیار متقاضیان قرار داده اند. این سامانه ها که عبارتند از: سامانه جامع تجارت ایران به آدرس اینترنتی ntsw.ir و سامانه یکپارچه کارت بازرگانی هوشمند به آدرس اینترنتی cscs.chambertrust.ir خدمات مربوط به کارت بازرگانی را به کاربران ایرانی و خارجی ارائه می دهند.
متقاضیان ابتدا باید برای درخواست تمدید کارت بازرگانی وارد سامانه جامع تجارت ایران شده و درخواست خود را ثبت کنند. سپس برای پیگیری این درخواست به سامانه یکپارچه کارت بازرگانی هوشمند مراجعه نمایند. همچنین در این سامانه ها امکاناتی نظیر استعلام شناسه کالا، فیلم های آموزشی، پاسخ سوالات متداول درباره تجارت داخلی و خارجی و ... فراهم شده است.
در گام اول باید از طریق مرورگر وارد سامانه جامع تجارت ایران شوید و گزینه ورود به سامانه را انتخاب کنید. در صورتی که از قبل در این سامانه ثبت نام انجام نداده اید، ابتدا اقدام به ثبت نام کنید. پس از ورود به سامانه و صفحه اول گزینه بارگزاری صلاحیت را انتخاب نمایید. با انتخاب این گزینه صفحه جدید باز می شود که باید در آن گزینه کارت بازرگانی و درخواست تمدید را انتخاب کنید.
در این مرحله باید اطلاعات و مدارک لازم را وارد نموده و درخواست خود را ثبت نهایی کنید که این درخواست تمدید کارت بازرگانی توسط اتاق بازرگانی مورد بررسی قرار می گیرد. درصورت ناقص بودن اطلاعات و مدارک، از طریق پیامک و پست الکترونیکی به شما اطلاع داده می شود تا با مراجعه مجدد به سامانه، آنها را تکمیل نمایید. در مرحله بعد باید جهت پیگیری وارد سامانه یکپارچه کارت بازرگانی هوشمند شده و درخواست تمدید را تکمیل کنید.
اگر شما متقاضی تمدید کارت بازرگانی هستید باید از شرایط زیر برخوردار باشید تا فرآیند تمدید به درستی صورت گرفته و کارت جدید برایتان صادر گردد.
ایزو 9001
ایزو 9001 استاندارد سیستم مدیریت شناخته شده بین الملی است که توسط ایزو انتشار یافت. اخذ کارت بازرگانی این استاندارد چارچوبی برای مدیریت فرایند کیفیت یک سازمان را فراهم می آورد. استاندارد ایزو 9001 دارای الزاماتی است که با اجرای آن شرکتها به مشتریان خود نشان می دهند خدمات و کالاهای آن ها از کیفیت مرغوبی برخوردار است و سازمان،سیستم مدیریت کیفتی مطلوبی را منطبق با خواست و نیاز مشتریان مستقر نموده است.
استاندارد ایزو9001 برای هر سازمانی جدا ازنوع فعالیت و اندازه ی آنها قابل اجراست. یک سیستم با طراحی و اجرای خوب دارای فوایدی چون هدفمندی سیستم مدیریت کیفیت است. در سال 1987 کمیته فنی 176 سازمان بین المللی استاندارد سری استاندارد ایزو 9001 را به جهان ارایه نمود.
هدف از تدوین این سری از استاندارد ایزو 9001 به وجود آوردن الگویی بین المللی برای پیاده سازی و استقرار سیستم های مدیریت و تضمین کیفیت بوده که مورد استقبال فراوانی در سطح دنیا قرار گرفت. سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 به منظور ثبات سطح کیفیت تعریف شده و بهبود کیفیت از طریق اصلاح فرایندها، در سازمان پیاده سازی می شود. الگوی اجرایی این سری استاندارد ایزو برای بار چهارم در سال 2008 مورد بازبینی و ویرایش قرار گرفت.
مزایای ایزو 9001
_ تضمین کیفیت بادوام.
_ رضایت بیشتر مشتریان و کارکنان- تقویت تصویر سازمانی.
_ کاهش هزینه های استقرار، ممیزی و نگهداری سیستم.
_ افزایش رقابت- پوشش نیازهای خاص مشتری.
_ ایجاد یکنواختی در فعالیت زیر سیستم های مورد نیاز.
_ تعیین و کنترل هزینه های مربوط به کیفیت- اطمینان محصول و ایمنی محصول.
_ تمرکز سازمان اداره کننده و مسؤلیتهای مستقیم اداره و بهبود سیستمها.
_ پیشرفت مداوم و پیشگیری از خطا.
_ وجهه بهتر و نمایش استقرار حرفه ای ترسیم مدیریت.
استاندارد ایزو 9001 با تکیه بر هشت اصل شکل گرفت:
_ مشتری محوری.
_ رهبری.
_ دخیل کردن پرسنل.
_ فرایندگرایی در ایزو 9001.
_ سیستم گرایی.
_ بهبود مستمر.
_ تصمیم گیری بر پایه واقعیات.
_ ارتباط متقابل سودمند با تأمین کنندگان.
مراحل اخذ ایزو 9001
_ تصمیم استراتژیک مبنی بر طراحی سیستم مدیریت کیفیت وتعهد مدیریت به پیاده سازی واخذ گواهینامه.
_ برگزاری جلسه توجیهی مدیر یا مدیران ارشد سازمان و آگاه سازی آنها در رابطه با مسؤلیتشان از شروع مشاوره تا اخذ گواهی نامه. یعنی آگاه سازی از ضرورت وجودی، نحوه عملکرد و پشنیبانی مستمر او از مهمترین وظایف مشاور در شروع می باشد.
_ انتخاب مشاور.
برای اطمینان از انجام بهتر سیستم، مدیر ارشد فردی را به عنوان نماینده مدیریت برای اجرای پروژه انتخاب می کند.
_ طرح کلی الزامات ضروری برای استانداردسازی سیستم مدیریت کیفیت لازم است راهکاری اجرایی برای استقرار سیستم در نظر گرفته و مسؤلیت اشخاص در سیستم به طور واضح معلوم شود.و اشخاصی که مسؤل کمیته های مدیریت، اجرا، مستندسازی و ممیزی داخلی، مسؤل دپارتمان های اداری و مالی در تسهیلات مانند تأمین امکانات اداری، چاپ و تأمین نیروی انسانی هستند معین گردند.
_ آموزش به کارکنان و مدیران:
(تشکیل جلسات آموزشی و تخصصی و برگزاری همایش های عمومی مدیریت کیفیت، جلسات آموزشی آشنایی با نیازمندی های استاندارد و ممیزی در قالب کلاس درس).
_ تدوین مستندات مرتبط باسازمان
که شامل نمودارو فرایندها، تنظیم نظامنامه، روش های اجرایی، دستورالعمل های فرایند کاری و دیگر فرم های مورد نیاز نظام کیفیت می باشد.
_ پیاده سازی مستندات، تنظیم مأموریت و راهکارهای دستیابی به اهداف تعیین شده توسط مدیر ارشد یا نماینده مدیریت در تمامی دپارتمانها.
_ دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001:
بررسی فرایندها که از راههای مختلف صورت می گیرد که انجام ممیزی داخلی یکی از این راههاست. ممیزین داخلی منتخب از اعضای درون سازمان اند که وظیفه آنها کنترل و نظارت برا اجرای برنامه بر اساس روش اجرایی ممیزی داخلی است.
_ اجرای سیستم و رفع مشکلات و عدم انطباق ها:
در صورت اجرا نشدن راهکارها و مستندات بعد از بررسی ممیزین داخلی، مدیر ارشد یا نماینده مدیریت باید موانع را رفع کند.
_ برگزاری جلسه ممیزی اصلی سازمان وصدور گواهی نامه
آخرین گام از اجرای نظام مدیریت کیفیت در سازمان برگزاری جلسه ممیزی اصلی سازمان است. در این گام ممیز شرکت صادرکننده گواهی نامه بعد از اعلام آمادگی و تعیین زمان برگزای جلسه در محل سازمان درخواست کننده در زمان مقرر در سازمان حضور به عمل می آورد. اگر راهکارهای مورد نیاز، مطابق با استاندارد باشد و پیاده سازی و مستند شود، سازمان موفق به دریافت گواهی نامه مورد درخواست خواهد شد. در غیر اینصورت مدت زمانی را برای اصلاح ایرادات و نقایص سازمان مشخص کرده و بعد ز آن جلسه دوم ممیزی برگزار می شود.
نتایج اخذ گواهینامه ایزو 9001
_ ثبات نتیجه به دلیل راهکار خوب تعریف شده.
_ اندازه گیری کیفیت دایم.
_ اتخاذ اعمال اصلاحی در صورت بروز نقایص.
_ کاهش نقایص و کمبودها و رفع آنها با هزینه کمتر.
_ راهکارهای مستند شده برای دنبال کردن توسط کارمندان جدید آسان تر است.
_ حفظ یا افزایش سهم سازمانها از بازار با افزایش فروش یا سود سهام.
تمامی گواهی نامه هایی که به وسیله سازمان جهانی استاندارد سازی صادر می شوند 3 سال اعتبار دارند و در طول این مدت یک یا دو جلسه در سال برای انجام ممیزی های مراقبتی برگزار می گردد.
چنانچه برای افزایش اعتبار کیفیتی سازمان خود در اندیشه ی اخذ استاندارد ایزو 9001 می باشید،کافیست با مشاورین ما تماس گرفته و با دسترسی به امکانات کامل و دریافت راهکارهای های اصولی این گواهی نامه را دریافت نمایید.
انتخاب مدیر عامل و مدت مدیریت
هیات مدیره باید اقلاَ یک نفر شخص حقیقی را به مدیریت عامل شرکت برگزیند و حدود اختیارات و مدت تصدی و حق الزحمه او را تعیین کند. اخذ کارت بازرگانی در صورتی که مدیر عامل عضو هیات مدیره باشد،دوره مدیریت او از مدت عضویت او در هیات مدیره بیشتر نخواهد بود.مدیر عامل شرکت نمی تواند در عین حال رئیس هیات مدیره همان شرکت باشد،مگر با تصویب سه چهارم آراء حاضر در مجمع عمومی."هیات مدیره در هر موقع می تواند مدیر عامل را عزل نماید."( ماده 124 لایحه اصلاح قانون تجارت و تبصره آن)
داشتن مدیر عامل برای شرکت سهامی عام یا خاص،الزامی است.در این خصوص تصریحی در لایحه مزبور مشاهده نمی شود.ولی این الزام،از عبارت اول ماده 124 فوق الذکر که هیات مدیره را ملزم به انتخاب مدیر عامل می کند،مستفاد می گردد.
انتخاب مدیر عامل باید در جلسه رسمی هیات مدیره به عمل آید.چون قانون اکثریت خاصی را برای انتخاب مدیر عامل مقرر نداشته،پس باید گفت که تعیین مدیر عامل مانند سایر تصمیمات هیات مدیره باید با اکثریت آراء حاضران در جلسه رسمی آن صورت گیرد.مگر آن که در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد.
از قید "اقلاَ " در بیان عبارت اول فوق الذکر ماده 124،معلوم می شود که هیات مدیره می تواند بیش از یک مدیر عامل برای شرکت انتخاب کند.مدیر عامل را می توان از بین اعضای هیات مدیره یا سهامداران شرکت یا خروج از آن انتخاب کرد.
نمایندگی و حق امضای مدیر عامل
مدیر عامل شرکت در حدود اختیاراتی که توسط هیات مدیره به او تفویض شده است،نماینده شرکت محسوب است و حق امضاء دارد.معمولاَ اوراق عادی و نامه های شرکت به امضای مدیر عامل می رسد،ولی کلیه چک ها و قراردادها و اسناد و اوراقی که برای شرکت ایجاد تعهد می کند،به وسیله مدیر عامل و صاحب یا صاحبان امضای مجاز دیگر،امضا می شود.
در صورتی که هیات مدیره با استفاده از تجویز ماده 124،بیش از یک نفر به مدیریت عاملی شرکت برگزیند،لازم است که حدود اختیارات هر یک از آن ها را تعیین نماید.یا اگر قرار است اختیارات آن ها جمعی باشد در این صورت طریق تصمیم گیری آنان که به اکثریت یا به اتفاق آراء خواهد بود باید در اساسنامه پیش بینی شده باشد.
مدیر عامل باید شخص حقیقی باشد.شخص حقوقی را نمی توان به سمت مدیر عاملی شرکت سهامی انتخاب کرد.
هیات مدیره باید با مدیر عامل منتخب،قرارداد استخدامی منعقد نماید و بلافاصله باید نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیر عامل را با ارسال نسخه ای از صورتجلسه هیات مدیره حاکی از انتخاب وی،به مرجع ثبت اعلام کند،تا پس از ثبت،در روزنامه رسمی آگهی شود.
حدود اختیارات و وظایف مدیر عامل:
اهم امور مربوط به اختیارات و وظایف مدیر عامل،در زمینه های ذیل خواهد بود:
_حفظ اموال و اسناد شرکت
_مباشرت یا نظارت در تنظیم دفاتر قانونی
_ثبت و حفظ اموال و اسناد شرکت
_مباشرت یا نظارت در تنظیم دفاتر قانونی
-ثبت و نگاهداری حساب ها و رسیدگی به آن ها
_تهیه وسایل لازم و ایجاد امکانات مورد لزوم برای گردش عادی کار شرکت
_تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان و تسلیم به موقع آن به هیات مدیره
_استخدام کارمند و متخصص در مورد لزوم شرکت و نظارت و مراقبت در کار آن ها و تشویق مواخذه و در صورت ضرورت،اخراج آنان طبق مقررات قانونی و مقررات استخدامی شرکت
_نظارت و مراقبت در هزینه های شرکت با رعایت صلاح و غبطه شرکت
_انجام امور تجارتی و خرید و فروش طبق آیین نامه معاملات شرکت و در حدود موضوع شرکت
_طرح و اقامه دعاوی مربوط به شرکت در مجامع قضایی و وجوابگویی و دفاع از دعاوی علیه شرکت بالمباشره یا به وسیله نماینده یا وکیل
_نظارت بر حسن اجرای قراردادهای منعقد شده بین شرکت و اشخاص و شرکت های دیگر
_اجرای تصمیمات و مصوبات هیات مدیره و مجامع عمومی،نظارت بر اجرای صحیح و رعایت مقررات قانونی و اساسنامه و آیین نامه های داخلی شرکت و تصمیمات و مصوبات هیات مدیره و مجامع عمومی
_و غیره
مدیر عامل می تواند در جلسات هیات مدیره بدون حق رای،شرکت کند.در صورتی که از طرف رئیس هیات مدیره اجازه داشته باشد،نیز در صورت لزوم در مواقع اضطراری،می تواند هیات مدیره را برای تشکیل جلسه دعوت نماید.
کلیه اعمال و اقدامات مدیر عامل در مقابل اشخاص ثالث نافذ و معتبر است و نمی توان به عذر عدم اجرای تشریفات مربوط به طرز انتخاب وی،اعمال و اقدامات او را غیر معتبر دانست.
اظهارنامه ای که موسسین برای تاسیس شرکت تکمیل می کنند باید با قید تاریخ به امضای کلیه ی آن ها رسیده و مطالب ذیل در آن ها ذکر شده باشد. ثبت شرکت نام شرکت،هویت کامل موسسین و اقامتگاه آن ها،موضوع شرکت،مبلغ سرمایه شرکت و تعیین مقدار نقد و غیر نقد آن به تفکیک،تعداد سهام بانام و بی نام و مبلغ اسمی آن ها و در صورتی که سهام ممتاز مورد نظر باشد،تعیین تعداد و خصوصیات و امتیازات این گونه سهام،میزان تعهد هر یک از موسسین و مبلغی که پرداخت کرده اند با تعیین شماره حساب و نام بانکی که وجوه پرداختی در آن واریز شده است در خصوص آورده غیرنقد،اوصاف و مشخصات و ارزش آن،به نحوی که بتوان از کم و کیف آورده غیرنقد اطلاع حاصل نمود.مرکز اصلی شرکت و مدت شرکت
نحوه ی تنظیم اظهارنامه ی ثبت شرکت سهامی خاص:
بند اول:نام شرکت درج و بلافاصله عنوان (سهامی خاص)ذکر خواهد شد.
بند دوم:مشخصات سهامداران به ترتیب:1.نام و نام خانوادگی، 2.تاریخ تولد،3.محل تولد،4.شماره شناسنامه، 5.محل صدور شناسنامه،6.محل اقامت و آدرس دقیق،نوشته خواهد شد.
بند سوم:موضوع فعالیت شرکت به صورت تکمیل درج خواهد شد.
بند چهارم:میزان سرمایه و مبلغ آن و به صورت اینکه نقدی است یا غیر نقدی ذکر خواهد شد و معمولاَ میزان حداقل سرمایه که در شرکت سهامی خاص یک میلیون ریال می باشد نوشته می شود.
بند پنجم:تعداد سهام بر حسب مورد و مبلغ هر سهم نوشته می شود.
نمونه:.............سهم ریالی هر سهم.............ریال با نام تقسیم شده است.
..............سهم ریالی هر سهم ...........ریال بی نام تقسیم شده است.
بند ششم:میزان تعهد هر موسس با درج:1.نام و نام خانوادگی،2.تعداد سهم،3.میزان پرداختی،4.میزانی که متعهد شده است،نوشته می شود.
نمونه:آقای/خانم............دارنده ی ..........سهم که ...........ریال پرداخت شده و..........ریال در تعهد وی می باشد که وجوه دریافتی به مبلغ ............ریال به حساب جاری شماره..............عهده بانک ................شعبه................واریز گردیده و بقیه در تعهد صاحبان سهام است.
بند هفتم:مرکز اصلی شرکت با تمام مشخصات دقیق نوشته می شود.
نمونه:تبریز-خیابان..............میدان...............کوی..............کوچه ی .............پلاک...............
بند هشتم:مدت فعالیت شرکت درج می شود که یا مدت مشخص می شود و یا اینکه شرکت دارای مدت نیست که در صورت دوم کلمه «بمدت نا محدود» نوشته خواهد شد.
نمونه:1.از تاریخ ثبت بمدت ..............سال
2.از تاریخ ثبت بمدت نامحدود
بند نهم:اسامی مدیران با تعیین سمت آن ها نوشته شده و افرادی که دارای حق امضاء باشند مشخص و نوشته خواهد شد.
نمونه:آقای/خانم..................به سمت رئیس هیات مدیره
آقای/خانم..................به سمت نایب رئیس هیات مدیره
آقای/خانم....................به سمت مدیر عامل
کلیه ی اوراق و اسناد تعهد آور از قبیل چک و سفته وبرات با امضای(رئیس هیات مدیره یا مدیر عامل)و با مهر شرکت معتبر است.
بند دهم:نام مدیر عامل و کلیه ی اختیاراتی که به وی تفویض گردیده و در اساسنامه ی شرکت درج شده است قید می شود.
بند یازدهم:اسامی بازرس یا بازرسین اصلی و علی البدل با درج نام و نام خانوادگی و سمت
نمونه:آقای/خانم.................به سمت بازرس اصلی
بند دوازدهم:اگر چنانچه شرکت دارای شعبه های دیگری باشد نام محل و مشخصات آن نوشته خواهد شد و در صورتی که شرکت فاقد شعبه باشد جمله «شرکت فاقد شعبه است» درج خواهد شد.
بند سیزدهم:تعداد مواد و تبصره های اساسنامه و تاریخ تصویب نوشته می شود.
بعد از تکمیل اظهازنامه کلیه ی شرکاء یا موسسین ذیل آن را با درج مشخصات خود امضاء خواهند کرد.
پس از ثبت شرکت، این امکان فراهم خواهد شد تا هیئت مدیره شرکت تشکیل شود. هیئت مدیره به عنوان یکی از ارکان اصلی شرکت ها و موسسات غیر تجاری به گروهی از مدیران اطلاق می گردد که تعداد آنها را قانون گذار تعیین نموده است و مسئولیت راهبردی و اداره امور شرکت را برای مدت محدود یا نامحدود (بر اساس نوع شرکت و اساسنامه تنظیم شده) برعهده دارند. برای هر جلسه هیئت مدیره باید یک صورتجلسه تنظیم و به امضاء اکثریت مدیران جلسه (طبق اساسنامه عمل شود و حتماً دستورات جلسه هئیت مدیره رعایت شود) برسد. پرداختن به ثبت صورتجلسه هیئت مدیره امری مهم تلقی می شود.
هیات مدیره که لایحه اصلاح قانون تجارت به مسامحه آن را مکرراَ "مدیران" نیز می نامد، رکن اداره کننده شرکت سهامی بوده و دارای اعضای اصلی و علی البدل می باشد و تعداد آنها را اساسنامه تعیین می کند؛ ولی به تصریح عبارت اخیر ماده 107 لایحه مزبور، عده اعضای (اصلی) هیات مدیره در شرکت سهامی عام، نباید از پنج نفر کمتر باشد.
در باره تعدا نفرات اعضای شرکت سهامی خاص، لایحه اصلاح قانون تجارت بیانی ندارد. لیکن با اعتناء بر این امر که هیات مدیره هر شرکت سهامی باید یک رئیس و یک نایب رییس داشته باشد، باید گفت که عده اعضای اصلی هیات مدیره شرکت سهامی خاص نباید از دو نفر کمتر باشد.
اعضای هیات مدیره شرکت سهامی از بین سهامداران انتخاب می شوند.شخص حقوقی نیز می تواند سهامدار شرکت باشد. طبق ماده 110 لایحه اصلاح قانون تجارت، اشخاص حقوقی را می توان به مدیریت شرکت انتخاب نمود. در این صورت به بیان ماده 110، شخص حقوقی همان مسوولیت های مدنی شخص حقیقی را داشته و باید یک نفر را به نمایندگی دائمی خود جهت انجام وظایف مدیریت معرفی کند. چنین نماینده ای به تصریح ماده ی مذکور،مشمول همان شرایط و تعهدات و مسوولیت های مدنی و جزایی عضو هیات مدیره و از جهت مدنی با شخص حقوقی،که او را به نمایندگی تعیین نموده است "مسوولیت تضامنی" خواهد داشت.
در صورتی که بر اثر فوت یا استعفا یا سلب شرایط از یک یا چند نفر از اعضای اصلی هیات مدیره، تعداد آن ها از حداقل مقرر کمتر شود، اعضای علی البدل به ترتیب تعیین شده در اساسنامه، والا به ترتیب مقرر توسط مجمع عمومی عادی، جای آنان را خواهند گرفت و در صورتی که عضو علی البدل تعیین نشده باشد یا تعداد آن کافی برای تصدی محل های خالی در هیات مدیره نباشد، اعضای باقیمانده هیات مدیره باید بلافاصله مجمع عمومی عادی را جهت تکمیل اعضای هیات مدیره دعوت نمایند. هرگاه اعضای مزبور از دعوت مجمع عمومی خودداری کند، هر ذی نفع حق دارد از بازرس یا بازرسان شرکت بخواهد که به دعوت مجمع عمومی عادی جهت تکمیل اعضای هیات مدیره با رعایت تشریفات لازم اقدام کنند و بازرس یا بازرسان مکلف به انجام چنین درخواستی می باشند. در صورتی که سمت تمام یا بعضی از اعضای هیات مدیره طی مدتی زاید بر شش ماه بلاتصدی بماند، هر ذی نفع می تواند انحلال شرکت را از دادگاه درخواست نماید.
انتخاب هیات مدیره در صلاحیت مجمع عمومی عادی است.ولی اولین هیات مدیره را در بدو تاسیس شرکت، مجمع عمومی موسس انتخاب می کند. چون در شرکت سهامی خاص، تشکیل مجمع عمومی موسس الزامی نیست، لذا هر گاه در شرکت مزبور مجمع مذکور تشکیل نشود اولین هیات مدیره توسط سهامداران انتخاب می شود. اعضای هیات مدیره را اعم از اصلی و علی البدل، مجمع عمومی عادی از بین سهامداران و مجمع عمومی موسس از بین خریداران سهام انتخاب می نمایند. انتخاب با اکثریت نسبی به عمل می آید.
در مورد انتخاب اعضای هیات مدیره، تعداد آراء هر رای دهنده در عدد مدیرانی که باید انتخاب شوند،ضرب می شود و حق رای هر رای دهنده، برابر حاصلضرب مذکور خواهد بود.رای دهنده می تواند آراء خود را به یک نفر بدهد یا آن را بین دو یا چند نفری که مایل باشد تقسیم کند. مدت مدیریت در اساسنامه تعیین می شود. لیکن،به تصریح قانون این مدت نباید از دو سال تجاوز کند. اعضای هیات مدیره پس از انتخاب شدن باید کتباَ قبول سمت نمایند.قبول سمت به خودی خود دلیل بر این است که مدیر،با علم به تکالیف و مسوولیت های سمت خود، عهده دار آن گردیده است.
کلیه اعمال و اقدامات مدیران شرکت سهامی در مقابل اشخاص ثالث نافذ و معتبر است و نمی توان به عذر عدم اجرای تشریفات مربوط به طرز انتخاب آنها اعمال و اقدامات آنان را غیر معتبر دانست. یادآوری می شود در مواردی که تصمیمات مجمع عمومی عادی متضمن انتخاب اعضای هیات مدیره است، باید یک نسخه از صورتجلسه مجمع جهت ثبت به مرجع ثبت ارسال گردد (مستنداَ به ماده 106 لایحه اصلاح قانون تجارت).
هیات مدیره کلاَ یا بعضاَ قابل عزل می باشد. عزل هیات مدیره کلاَ یا عزل احد یا تعدادی از اعضای آن، حتی اگر به وسیله مجمع عمومی موسس انتخاب شده باشند در صلاحیت مجمع عمومی عادی است. در موردی دادگاه نیز می تواند به عزل هر یک از اعضای هیات مدیره اقدام کند. توضیح این که به موجب قانون برخی از اشخاص از عضویت در هیات مدیره ممنوع هستند. حال اگر از اشخاص ممنوع کسی به عضویت هیات مدیره انتخاب شود یا شخصی پس از انتخاب شدن به علت تحقق شرایط، مشمول ممنوعیت مزبور گردد، دادگاه به تقاضای هر ذی نفع حکم عزل وی را صادر می کند.
بر اساس ماده ی 109 لایحه اصلاح قانون تجارت،انتخاب مجدد مدیران بلامانع است.یعنی هر یک از اعضای اصلی و علی البدل هیات مدیره می تواند به طور مکرر و متوالی به عضویت اصلی و علی البدل یا بالعکس انتخاب شود.اگر خدمات و مدیریت عضو هیات مدیره موجبات رضایت سهامداران را فراهم آورده و خود وی مجدداَ داوطلب عضویت هیات مدیره شود و ممنوعیت قانونی نیز برای این امر وجود نداشته باشد در چنین حالتی که "مقتضی موجود و موانع مفقود است"، قانون منطقاَ انتخاب مجدد وی را به عضویت مزبور بلامانع اعلام کرده است (ولی این امر متاسفانه ممکن است در مواردی تالی دیگری داشته و عملاَ فرد یا افرادی را به مدیران مادام العمر شرکت تبدیل کند).
دعوت و ریاست جلسات هیات مدیره بر عهده رئیس هیات مدیره و در غیاب او،بر عهده نایب رئیس هیات مدیره می باشد. رسمیت جلسات با حضور بیش از نصف اعضای هیات مدیره حاصل می شود. تصمیمات باید در جلسه رسمی با اکثریت مطلق آراء حاضران در جلسه اتخاذ گردد، مگر آن که در اساسنامه اکثریت بیشتری پیش بینی شده باشد. ترتیب دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره را اساسنامه تعیین می کند. ولی در هر حال عده ای از اعضای هیات مدیره که دست کم یک سوم اعضای هیات مدیره را تشکیل دهند، می توانند با ذکر دستور جلسه، هیات مدیره را دعوت نمایند؛ مشروط بر این که حداقل یک ماه از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیات مدیره گذشته باشد.
برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورتجلسه ای تنظیم شود. این صورتجلسه باید لااقل به امضای اکثریت حاضران در جلسه برسد. در تمام صورتجلسه های هیات مدیره باید نام مدیرانی که در جلسه حضور دارند و یا غایب می باشند و نیز خلاصه ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات متخذ در جلسه با قید تاریخ آن ذکر گردد. نظر هر یک از مدیران حاضر در جلسه که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد باید در صورتجلسه نوشته شود.
بسمه تعالی
نام شرکت: .............................
شماره ثبت شرکت: ................. سرمایه ثبت شده: .....................
صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه (یا عادی بطور فوق العاده) شرکت .............. سهامی خاص ثبت شده به شماره ..................... در تاریخ ................. ساعت .................... با حضور کلیه / اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت (اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.
الف: در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:
1- خانم / آقای ................................ به سمت رییس جلسه
2- خانم / آقای ............................... به سمت ناظر جلسه
3- خانم / آقای ............................. به سمت ناظر جلسه
4- خانم / آقای ............................. به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
ب: در خصوص دستور جلسه 1- انتخاب مدیران 2- انتخاب بازرسین 3- انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4- تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.
ب-1- اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم / آقای ............... خانم / آقای ................. خانم / آقای ............... برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می دارند. مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت می تواند رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.
ب- 2- با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم / آقای ................. به سمت بازرس اصلی خانم / آقای.......... به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.
ب- 3- روزنامه کثیرالانتشار .................... جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.
ب- 4- پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال ............. مورد تصویب قرار گرفت.
ح: به خانم / آقای...................احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
امضاء هیات رییسه: رئیس جلسه .......................... ناظر جلسه .......................... منشی جلسه .................................
امضاء اعضای هیات مدیره:
1- .................................... 2- ................................ 3- ...................................4- ................................
امضاء بازرسین:
بازرس اصلی بازرس علی البدل
بسمه تعالی
مجمع عمومی فوق العاده شرکت ........................ و شناسه ملی ................... با مسئولیت محدود به شماره ثبت ...................... مورخ .......................... ساعت ...................... با حضور کلیه / اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت تشکیل گردید و تصمیمات ذیل اتخاذ گردید.
آقای / خانم ................................... دارنده ............................ ریال سهم الشرکه
آقای / خانم ................................... دارنده ............................ ریال سهم الشرکه
آقای / خانم ................................... دارنده ............................ ریال سهم الشرکه
آقای / خانم ................................... دارنده ............................ ریال سهم الشرکه
آقای / خانم ................................... دارنده ............................ ریال سهم الشرکه
دستور جلسه: کاهش / افزایش تعداد مدیران و اصلاح ماده اساسنامه
تعداد اعضای هیات مدیره به ......... نفر کاهش / افزایش یافت و ماده مربوطه اساسنامه اصلاح گردید.
به آقای / خانم .................... احدی از شرکاء وکالت داده می شود تا ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت هزینه های قانونی و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
_ کلیه صورتجلسات می بایست روی سربرگ شخصیت حقوقی مربوطه بعد از امضای اشخاص ذی سمت و با مهر شخصیت حقوقی تهیه و ارسال شود.
_در صورتی که جلسه با حضور اکثریت شرکا/سهامداران تشکیل شده رعایت تشریفات دعوت وفق اساسنامه شرکت یا قانون تجارت با ارائه مستندات الزامی است.
_تمام شرکاء ذیل صورتجلسه و تمام صفحات را امضاء نمایند.
_در شرکت های محدود شرکاء اصالتاَ،وکالتاَ یا ولایتاَ نام خود را همراه با ذکر سمت و میزان سهم الشرکه در صورتجلسه نوشته و امضاء نمایند.
_کلیه ی اقدامات پذیرش صورتجلسات از طریق سامانه اینترنتی اداره ی ثبت شرکت ها صورت می گیرد.
_صورتجلسه در سه نسخه تنظیم و کلیه صفحات به امضاء و یک نسخه از آن ظرف مدت سه روز پس از پذیرش نهایی در سامانه از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها ارسال و سپس بارکد پستی در سیستم درج گردد.
_جهت دسترسی به کلیه اطلاعیه ها و بخشنامه ها و آخرین راهنمایی های مربوط به چگونگی پذیرش و ثبت درخواست تاسیس و تغییرات اینترنتی و علاوه بر مراجعه به راهنمای سایت فوق می توان از پایگاه اطلاع رسانی ثبت شرکت ها نیز جهت بهره برداری لازم استفاده نمود.