لیتوانی از کشورهای عضواتحادیه اروپاست که بزرگترین اقتصاد در میان کشورهای حوزه ی دریای بالتیک محسوب می شود. ثبت شرکت لیتوانی اولین کشوری بود که در سال 1990 میلادی از شوروی مستقل شد وخیلی زود از اقتصاد دستوری به سمت اقتصاد بازار حرکت کرد و بعد از آن در کنار دوکشور دیگر حوزه دریای بالتیک رشد سریعی کرد و به ببر بالتیک شهرت یافت.
لیتوانی از کشورهای امن در زمینه سرمایه گذاری در اتحادیه اروپاست. به همین دلیل سرمایه گذاری در این کشور در کنار به دست آوردن اقامت دایم در اتحادیه اروپا، بهترین، مطمئن ترین و ارزانترین گزینه برای علاقه مندان به کار و زندگی در اروپاست.
از دلایل انتخاب لیتوانی توسط سرمایه گذاران خارجی واحد پول با ثبات این کشور یعنی لیتاس می باشد که از یورو ارزان تر است ولی بنا به سیاست بانک مرکزی این کشور دارای نرخ برابری 3.45 در برابر یورو را دارا است. در لیتوانی انواع مختلفی از شرکتها وجود دارد که مهمترین آنها شرکت با مسؤلیت محدود و شرکت سهامی عام است.
دلایل شروع فعالیت اقتصادی در لیتوانی ومزایای ثبت شرکت در این کشور
_ به دست آوردن مالکیت صد در صدی شرکت بدون نیاز به شریک لیتوانیایی.
_ استفاده نمودن از خدمات بانکی و مراودات اقتصادی با اتحادیه اروپا.
_ استفاده از خطوط اعتباری ارزی و وام های دولتی.
_ دسترسی به تمامی نواحی اروپای شینگن برای سفر، تجارت و اقامت طولانی.
_ دسترسی آسان به آبهای آزاد از طریق بندر کلایپدا در دریاس بالتیک.
_ به دست آوردن اقامت دایم اتحادیه اروپا برای شخص متقاضی و کلیه اعضای خانواده آن بعد از سه سال.
_ استفاده از خدمات آموزشی و بهداشتی گسترده.
_قوانین تجاری و گمرگی آزاد در داخل اتحادیه اروپا.
_ برقراری نظام دولت الکترونیک در سراسر لیتوانی و نبودن بروکراسی اداری.
_ افتتاح حساب شرکتی وشخصی.
مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت در لیتوانی
_ تکمیل فرم ثبت شرکت در لیتوانی.
_ نام شرکت.
_ اسکن پاسپورت مدیر عامل شرکت و سهامداران.
_ اسکن یک قطعه عکس 6 در 4 متقاضی وسهامداران.
_ آدرس محل سکونت همراه با کدپستی ده رقمی.
_ ترجمه برابر با اصل مدارک شغلی و محل سکونت متقاضی با تأیید امور خارجه و دادگستری.
_ ارایه سند مالکیت .
_ ترجمه گواهی عدم سوء پیشینه.
_ پرینت حساب بانکی معتبر.
_ کپی آخرین مدرک تحصیلی.
_ ارایه وکالتنامه در صورت وجود وکیل.
مراحل لازم جهت ثبت شرکت در لیتوانی
_ تکمیل فرم.
_ ارایه مدارک اولیه و مورد نیاز.
_ انتقال مبلغ پرداختی به لیتوانی.
_ دریافت مدارک اولیه ثبت شرکت.
_ امضای مدارک اولیه برای ثبت شرکت در لیتوانی.
_ ارسال محموله dhl مدارک امضا شده به لیتوانی.
_ واریز مبلغ پرداختی برای وکلای لیتوانیایی.
_ دریافت مدارک اصلی شرکت ثبت شده.
_ دریافت مدارک تکمیل شده اقامت لیتوانی در ایران.
_ مصاحبه جهت دریافت اقامت در لیتوانی.
_ مراجعه و دریافت کارت اقامت اولیه.
خدمات قابل ارایه برای ثبت شرکت در کشور لیتوانی
_انجام تمامی امور حقوقی و ثبتی شرکت.
_ ارایه مشاوره در تمامی زمینه های مربوط به شرکت و فعالیت آن.
_ اخذ ویزا برای انجام دادن امور ثبتی شرکت در لیتوانی.
_ تهیه یک دفتر برای انجام فعالیت های شرکت و ثبت آدرس.
_ اخذ اقامت یک ساله برای مدیر عامل شرکت و خانواده متقاضی.
_ افتتاح حساب بانکی حقوقی شرکتی معتبر.
_ پرداخت هزینه های دولتی و رسمی و مالیاتهای ثبت شرکت.
_ ترجمه مدارک و ارایه توسط وکیل شرکت به نهادهای رسمی.
_ چاپ و صدور مهر دولتی شرکت.
_ ارسال مدارک به محل اقامت فرد متقاضی به عنوان مدیر عامل شرکت.
جواز تاسیس به مجوزی که افراد اعم از حقوقی یا حقیقی جهت انجام یک فعالیت تولیدی-اقتصادی اخذ می کنند گفته می شود. اخذ کارت بازرگانی موضوعی که برای آن می خواهید جواز بگیرید باید با موضوع شرکت مرتبط باشد.
شرکت ها و افراد در قالب واحدهای حقیقی و حقوقی می توانند این جواز را دریافت کنند،به شرط آنکه قصد تاسیس یک واحد تولیدی مثل کارخانه داشته باشند.اولین قدم راه اندازی کارخانه یا واحد تولیدی دریافت جواز است. زمانی که قصد دریافت جواز دارید باید مشخص کنید که قرار است کارخانه برای شرکت خاصی یا فرد خاصی تاسیس شود.در صورتی که تحت شرکت خاص است،به صورت حقوقی و در غیر این صورت به صورت حقیقی صادر می شود.صاحبان این جواز می توانند در یکی از شهرک های صنعتی که در متن جواز قید شده،کالاهای مشخص شده در جواز را تولید نمایند.
اخذ جواز تاسیس از تاریخ صدور به مدت یکسال اعتبار دارد و بعد از گذشت یکسال با توجه به میزان پیشرفت قابل تمدید بوده و در صورت عدم اقدام از سوی متقاضی،جواز خود به خود از اعتبار خارج گشته و باطل می شود.جواز تاسیس امکان انتقال به غیر را نیز دارد.مرجع صادر کننده ی جواز تاسیس بر حسب نوع فعالیت اقتصادی مد نظر کار سرمایه گذار متفاوت است.در حوزه تولیدات و صنایع کشاورزی و غذایی ،وزارت جهاد کشاورزی ؛در حوزه ی کارآفرینی و مشاغل خانگی ،وزارت کار و تعاون و برای عمده فعالیت های صنعتی ،وزارت صنعت و معدن مرجع صادرکننده ی جواز می باشد.
-از مزایای اخذ جواز تاسیس،واگذاری زمین در شهرک های صنعتی با شروط مناسب می باشد که به شکل 30% نقدی و 70% وام فاقد بهره است که از سوی وزارت صنایع پرداخت می شود.طریقه ی بازپرداخت وام به شکل اقساط 36 ماهه و در سررسیدهای 3 ماه یکبار می باشد که این وام فاقد هر نوع سود بانکی و کارمزد است.
-ثبت برند فارسی برای محصولات در اداره ثبت علائم تجاری
-امکان شرکت در نمایشگاه های تجاری داخلی و خارجی
_در دسترس بودن پیش طرح توجیهی(PFS) تایید شده توسط کارشناسان مرجع صادر کننده برای ارائه و جذب سرمایه گذاری
-امکان دریافت وام و تسهیلات دولتی با سود تولیدی و تنفس یک الی دو سال و بازپرداخت بلند مدت
به طور کلی اخذ مجوز دارای مراحلی نظیر ارائه گواهی سوء سابقه و عدم اعتیاد،اخذ مجوز از شهرداری و وزارت دارایی و تایید صلاحیت شخصی و مکانی از سوی اداره نظارت بر اماکن عمومی می باشد.
شرایط عمومی متقاضیان جواز تاسیس:
-تابعیت دولت جمهوری اسلامی ایران
-حداقل سن 18 سال تمام
-دارا بودن برگه پایان خدمت یا معافیت(ویژه ی آقایان)
جواز تاسیس به دو صورت حقوقی و یا حقیقی صادر می شود.
-کپی مدارک هویتی شامل کپی شناسنامه و کارت ملی
-کارت پایان خدمت(ویژه ی آقایان)
-آدرس و کد پستی و شماره های تماس محل اقامت دائمی
-لیست کالاهای درخواستی جهت تولید
-کپی شناسنامه مدیر عامل به همراه کارت ملی
-کارت پایان خدمت مدیر عامل
-آگهی تاسیس و آخرین آگهی تغییرات شرکت به همراه آدرس و شماره های تماس محل اقامت دائمی
-لیست کالاهای درخواستی جهت تولید
-لیست شهرک های صنعتی
-کلمه"تولید" در موضوع فعالیت شرکت
_ورود کلمه کاربری و رمز عبور
_تکمیل فرم درخواست و ثبت آن
_تعیین اولویت موضوع
_صدور جواز
_برای تاسیس واحد صنعتی جواز تاسیس نیاز به پرداخت یک میلیون و نیم می باشد.
_به طور متوسط مدت زمان اخذ جواز تاسیس به مدت 14 روز یا 2 هفته می باشد.
_جواز حقیقی و حقوقی مشابه هستند و تفاوتی در آن ها مشابه نمی شود،اما اگر قرار باشد وام بالای یک میلیارد تومان برای صنعت مورد نظر اخذ شود بهتر است که حقوقی باشد.
_پس از اخذ جواز تاسیس،متقاضی می تواند معرفی نامه زمین برای شهرک صنعتی و هم چنین از موسسه مذکور دریافت کند.چنانچه متقاضی تمایل داشته باشد،این موسسه می تواند در خصوص دریافت وام از بانک ها به منظور تولید نیز خدمات ارایه دهد.برای دریافت وام باید یک جلد طرح توجیهی که رقم هزینه های کامل در آن قید شده باشد به همراه داشت.
_ بعد از صدور جواز تاسیس می توان نسبت به اخذ پروانه بهره برداری اقدام کرد یعنی قبل از صدور پروانه باید جواز تاسیس گرفته شود.
_جواز تاسیس به درخواست شخص و یا با منقضی شدن مدت زمان قانونی جواز، ابطال و از درجه اعتبار ساقط می گردد.
مطالعات صورت گرفته از تاریخ نشان می دهد که احتمالاَ از همان زمان های اولیه که مردم با امر تجارت آشنایی حاصل نموده اند مساله مشارکت مورد توجه آن ها قرار داشته است. اخذ کارت بازرگانی در مجمع القوانین حمورابی مقرراتی در مورد تاسیس شرکت ها و تنظیم قراردادهای مربوط به آن ها وجود داشت و ماده 7 آن قانون مشتمل بر وجود شرکت در آن زمان می باشد.
از 6500 سال قبل در چین مشارکت در امر بیمه،برای جبران خسارات دلیلی بر تشکیل شرکت های بیمه بوده است.
در حقوق ایران نیز،قبل از مشروطیت،احکام شرعی نسبت به کلیه معاملات و امور،مجری بود و در امر تجارت،آداب و رسوم بخصوصی رعایت می شد.همچنین برای حل اختلاف و عقد امور بازرگانی به مجمعی از تجار مراجعه می شد.در آن دوران،همیشه قوانین شرعی در کنار قانون مدنی عمومی رعایت گردیده است.پس از دوران مشروطیت اولین مرتبه قانون تجارت در تواریخ 25 دلو 1303 و 12 خرداد 1304 مشتمل بر 387 ماده تصویب شد.به موجب آن قانون،شرکت های تجاری تحت قاعده تنظیم و در موضوع برات و سفته طلب قواعدی مجری و ورشکستگی تحت نظم بخصوصی درآمد.بعدها،این قانون به موجب قانون مصوب 13 اردیبهشت 1311 کمیسیون پارلمانی عدلیه منسوخ و قانون مزبور جایگزین آن شد.اکنون هم با تغییرات داده شده در موضوعات،مخصوصاَ امور مربوط به شرکت های سهامی همان قانون مجری است.این قانون مصوب سال 1303 و 1304 ماخوذ از قوانین تجاری فرانسه است که در سال 1807 در زمان ناپلئون اول تصویب شد و بعد به وسیله مواد و ملحقات دیگری تکمیل گردیده است.قانونی مشتمل بر 300 ماده مربوط به امور شرکت های سهامی در تاریخ 24 اسفند 1347 به تصویب کمیسیون مشترک خاص مجلس رسید که فصل نوینی ایجاد نمود و مواد 21 الی 93 قانون تجارت مصوب 1311 را نسخ کرد.
بنابراین،شرکت ها از قدیم معمول بوده اند اما اهمیتی را که امروزه دارند دارا نبوده اند.در آن زمان شرکت بیشتر جنبه خانوادگی و اعتماد به یکدیگر را داشته و حوزه عمل آن ها محدود بوده است.مضاف براین،در دنیای تجاری امروزکه دنیای سرعت و رقابت است،سرعت و زمان برای ارتقاء کسب و کار،بسیار پر اهمیت تر از قبل شده است . امروزه مفاهیم سرعت و زمان تاثیر بسیاری در موفقیت دارند.به طوریکه با گسترش کسب و کارهای آنلاین،تبادل اطلاعات بین شرکت ها و سازمان ها هم بسیار رونق گرفته است.
در دنباله این تحولات ، نحوه ی ثبت شرکت در اداره ثبت شرکت ها نیز از حالت سنتی خارج شده است و اینترنت جایگزین روش های سنتی شده است .به این ترتیب تعداد مراجعین به سازمان ها کاهش یافته و این امکان برای افراد فراهم آمده است تا بسیاری از کارها را به صورت غیر حضوری انجام دهند و در زمان و هزینه ی خود صرفه جویی نمایند.
این در حالی است که قبلاَ ارباب رجوع مراجعه مستقیم به اداره ثبت داشت و از طریق فرم مربوطه ،اسامی مورد نظر را پیشنهاد می داد و این اسامی فقط در اداره ی ثبت تهران مورد بررسی قرار می گرفت، سپس متقاضی مراجعه می نمود وبه صورت دستی ،مدارک ،صورت جلسات و اساسنامه را ارایه می کرد تا توسط کارشناس ثبت شرکتها مورد بررسی قرار گرفته و در صورت تایید در دفاتر ثبت شرکتها ثبت شود و پس از اخذ امضاهای لازم، شرکت به ثبت رسد، ولی در حالت فعلی با توجه به اینترنتی شدن روند ثبت شرکت،این کار دیگر کاری زمان بر نیست و بخشی از مراجعات ارباب رجوع از طریق سامانه ی اینترنتی http:// irsherkat.ssaa.ir به طور غیر حضوری انجام می گیرد.علاوه بر آن می توان کلیه اطلاعات مربوط به چگونگی تنظیم درخواست ها و مدارک مورد لزوم بخشنامه ها و شیوه نامه های اجرایی ثبت شرکتها و اطلاع رسانی های آتی را نیز از طریق پایگاه اطلاع رسانی ثبت شرکت ها به آدرس http://sherkat.ssaa.ir رصد و پیگیری نمود.
لازم به توضیح است،همان طور که گفته شد،ثبت شرکت های تجاری به موجب"قانون راجع به ثبت شرکت ها" و نظامنامه های مربوط به عمل می آید.ثبت شرکت های تعاونی و اتحادیه های تعاونی نیز،طبق مقررات قانون بخش تعاونی و با استفاده از نظامنامه های مزبور،انجام می گیرد.مرجع ثبت،در تهران،"اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی"و در شهرستان ها،"اداره ثبت"واقع در مرکز اصلی شرکت تجاری یا شرکت و اتحادیه تعاونی می باشد.
موضوع شرکت دارای دو مفهوم متفاوت است. گرفتن کارت بازرگانی فوری از نظر حقوق شرکت های تجاری،موضوع شرکت به آن فعالیتی گفته می شود که شرکت برای انجام دادن آن تشکیل می شود.این فعالیت معمولاَ در اساسنامه معین می شود،اما در شرکتنامه نیز باید معین شود والا قرارداد بدون موضوع تلقی خواهد شد.تعیین موضوع شرکت،در موجودیت آن تاثیری اساسی دارد.هر گاه شرکت فعالیتی غیر مشروع را دنبال کند،باطل است و هر ذی نفعی می تواند بطلان شرکت را تقاضا نماید.مفهوم دیگر موضوع شرکت،فعالیت شرکت است که ممکن است صور گوناگون به خود بگیرد:بهره برداری از مواد اولیه،نفت و سوخت های منشعب از آن،مواد معدنی و فلزات،مواد شیمیایی و دارویی تا کاغذ و مقواسازی،فعالیت در زمینه امور الکترونیکی و کامپیوتری،بیمه،بانکداری و غیره
موضوع شرکت در تعیین حقوق و تعهدات آن موثر است،چه علی الاصول معاملاتی که خارج از موضوع شرکت باشد،شرکت را متعهد نمی کند.اختیارات مدیران شرکت نیز در چهارچوب موضوع شرکت قرار دارد.بر این اساس،هیات مدیره و مدیران اجرایی شرکت نمی توانند سرمایه شرکت را در فعالیت های غیر موضوعه بکار ببرند و یا در تصمیمات و اقدامات خود از حدود موضوع شرکت تجاوز کنند،در صورت تجاوز محل آن ها اثر قانونی ندارد و در صورت افراط و تفریط کلیه مدیران متضامناَ مسئول می باشند.
همه ی انواع شرکتها می توانند موضوع فعالیت خودشان را تغییر دهند.بنابراین،چنانچه در اساسنامه ،موضوع شرکت به درستی شامل فعالیت آن نگردد شرکت ها می توانند موضوع خود را تغییر دهند و یا به موضوع قبلی شرکت موضوعاتی را الحاق کنند.
1-تغییرات در خصوص موضوع فعالیت در کلیه شرکت ها طبق مصوبه مجمع عمومی فوق العاده امکان پذیر است.
2-در صورتی که مجمع با حضور اکثریت سهامداران تشکیل شده باشد رعایت تشریفات دعوت وفق اساسنامه شرکت و مواد لایحه اصلاحی قانون تجارت ماده 99 الزامی است.
3-چنانچه موضوع الحاق شده نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذیصلاح مربوطه داشته باشد،لازم است که قبل از اقدام به ثبت صورتجلسه الحاق به موضوع،مجوزهای لازم اخذ گردد. (شایان ذکر است،در مقالات پیشین، به موضوعاتی که جهت ثبت شرکت نیاز به اخذ مجوز دارند پرداخته ایم. متقاضیان گرامی، برای یادآوری و مطالعه ی بیشتر می توانند به سایر مقالات ما در سایت مراجعه فرمایند.)
4-چنانچه موضوع جدید نیازمند مجوز است،باید شماره مجوز در موضوع درج شود.
5-موضوعی که انتخاب می شود باید مشروع و قانونی باشد.از برخی از فعالیت هایی که به موجب تصریح در قوانین جاری کشور توسط اشخاص منع شده اند ،می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
6-در تنظیم الحاق به موضوع یا تغییر موضوع شرکت تدوین موضوعات بازرگانی که جز لاینفک فعالیت هر شرکت می باشد حائز اهمیت است.
7-موضوع فعالیت شرکت های تعاونی به صورت تک موضوعی می باشد.
8-با توجه به قالب شرکت،اعم از سهامی خاص یا با مسئولیت محدود،مراحل تغییر موضوع شرکت متفاوت است.
9-چنانچه موضوع شرکت کلاَ تغییر یابد یا مواردی در آن اصلاح گردد یا مواردی به آن الحاق گردد،می بایست بطور کامل در صورتجلسه نوشته شود.
10-صورتجلسه در چند نسخه تنظیم و کلیه صفحات به امضاء هیات رییسه جلسه برسد و یک نسخه آن تحویل اداره ثبت شرکت ها شود
11- در صورتی که مجمع با حضور اکثریت سهامداران تشکیل شده اصل روزنامه حاوی آگهی دعوت به همراه صورتجلسه تحویل اداره ثبت شرکت ها شود.
12-نام سهامداران حاضر در مجمع و تعداد سهام آن ها در یک لیست نوشته و به امضاء آن ها برسد و هیات رئیسه مجمع صحت آن را تایید و به همراه صورتجلسه تحویل اداره ثبت شرکت ها شود.
13-صورتجلسه حداکثر ظرف یک ماه از تاریخ تشکیل جلسه تحویل اداره ثبت شرکت ها شود.
در انتها،لازم به ذکر است هر گاه موضوعی که شرکت برای آن ایجاد شده است،منتفی گردد،شرکت خاتمه پیدا خواهد کرد مانند زمانی که فعالیت شرکت غیر قانونی اعلام می شود.
منطقه آزاد قلمرویی است که غالباَ در داخل یا مجاورت یک بندر واقع گردیده و در آن تجارت آزاد با سایر مناطق جهان مجاز شناخته شده است. ثبت شرکتها واردات کالا به مناطق آزاد خارج از مقررات صادرات و واردات و امور گمرکی مناطق آزاد جمهوری اسلامی بوده و از مقررات صادرات و واردات کشور مستثنی می باشد.به همین دلیل ،از بهترین مناطق برای ثبت شرکت هم برای اتباع خارجی و هم داخلی به شمار می آید.
در مناطق آزاد می توان کالا را برای مدتی در انبار ذخیره کرد و در صورت لزوم آن را بسته بندی مجدد نمود تا کالا به طور سریع تحویل گردد و معمولاَ با تبدیل مواد خام و کالاهای واسطه به محصولات نهایی است که برای فروش در بازار داخلی و خارجی آماده می گردد و مالاَ درآمدهای ارزی قابل توجهی برای کشور فراهم می شود. ایران هشت منطقه آزاد تجاری و صنعتی دارد که عبارت است از:
1.منطقه آزاد کیش
2.منطقه آزاد قشم
3.منطقه آزاد چابهار
4.منطقه آزاد اروند
5.منطقه آزاد بندرانزلی
6.منطقه آزاد سلفچگان
7.منطقه آزاد ماکو
8.منطقه آزاد ارس.
از مناطق آزاد جهان نیز می توان به منطقه آزاد جبل علی-بیشکک قرقیزستان-هنک کنگ-سنگاپور-شن زن(در ساحل چین نزدیک هنک کنگ)و منطقه آزاد عقبه و زرفا( در اردن) و بالاخره تایوان-کلن(در پاناما) اشاره نمود.
همان طور که گذشت ، امکانات و تسهیلات قانونی،شرایط مساعدی را جهت سرمایه گذاری های اقتصادی و زیر بنایی برای حضور فعالان اقتصادی در مناطق آزاد مهیا کرده است. از جمله مزایای ثبت شرکت در این مناطق می توان به موارد ذیل اشاره کرد:
1.معافیت مالیاتی 20 ساله
2. 100% مالکیت خارجی( در اداره ثبت شرکت و مالکیت های صنعتی و معنوی مناطق آزاد امکان ثبت شرکت با مالکیت 100% خارجی وجود دارد).
3.ثبت سهل و آسان شرکت ها و موسسات صنعتی و موسسات فرهنگی و مالکیت معنوی
4.مقررات آسان برای ورود کالاهای مجاز
5.آزادی کامل ورود و خروج اصل سرمایه و سود حاصل از فعالیت های اقتصادی
6.ورود اتباع خارجی بدون اخذ ویزا
7.معافیت از حقوق گمرکی برای واردات مواد اولیه ماشین الات صنعتی واحدهای تولیدی
8.فعالیت بورس نفت و محصولات پتروشیمی و بورس بین المللی اوراق بهادار
9.عدم محدودیت انتقال ارز دیگر مناطق آزاد ایران با سایر کشورها
10.صدور محصولات خارج از کشور بدون پرداخت عوارض گمرکی و بندرگاهی
11.شرایط و مقررات ساده کار و دسترسی نیروی کار ماهر
12.تشریفات ساده برای صادرات مجدد و ترانزیت کالا
13.نرخ های مناسب برای مصرف انرژی
14.تضمین و حمایت قانونی از سرمایه گذاران خارجی
15.امکان صادرات کالاها ی تولید شده کیش به سایر سرزمین اصلی
16.و ...
طبق ماده ی 7 ضوابط ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی و مصنوعی ، در مناطق آزاد برای ثبت هر شرکت یا موسسه باید مدارک مشروحه ذیل ارائه گردد:
1.اظهارنامه ی ثبت
ثبت اسامی اشخاص حقیقی ایرانی و خارجی در دفاتر با تنظیم و تسلیم سه نسخه اظهارنامه که حداکثر ظرف سه ماه از تاریخ اعلام واحد ثبتی انجام می گیرد و حاوی نکات ذیل باشد به عمل می آید:
-نام و نام خانوادگی بازرگان
-تاریخ و محل تولد،شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه بازرگان و تصویر اوراق شناسنامه برای اشخاص حقیقی ایرانی و گذرنامه برای اشخاص حقیقی خارجی
-تابعیت اصلی و فعلی افراد مزبور در صورت تحصیل تابعیت دیگر و تاریخ و چگونگی اخذ تابعیت مزبور
-تاریخ ورود به منطقه و شماره و محل صدور پروانه اقامت و محل اقامت اتباع خارجی
-اقامتگاه قانونی اشخاص حقیقی
-شماره ثبت منگنه و پلمپ دفاتر تجاری که به موجب بند 5 ماده 3 این تصویبنامه به عمل آمده است.
-رشته فعالیت تجاری داخلی یا خارجی یا هر دو در هر مورد
-سایر مشخصات تجارتی بازرگان از جمله شماره ثبت علایم تجاری-کتاب رمز تجاری و غیره
2.اساسنامه ی شرکت
3.صورتجلسه ی مجمع عمومی موسسین
4.صورتجلسه ی اولین جلسه ی هیات مدیره
5.گواهی بانکی از یکی از بانک های منطقه ی معینی بر تودیع حداقل 35% سرمایه ی نقدی
6.مجوز فعالیت در منطقه ی صادره توسط سازمان منطقه ی آزاد ذی ربط
طبق مقررات تاسیس و فعالیت موسسات بیمه در مناطق آزاد بر خلاف سایر انواع شرکت های تجاری،تاسیس و ثبت شرکت ها و موسسات بیمه در مناطق آزاد مستلزم اخذ مجوز از شرکت بیمه ی مرکزی ایران می باشد.
مدارک فوق مربوط به ثبت شرکت ایرانی است، ولی برای ثبت شعبه یا نمایندگی یک شرکت خارجی طبق ماده ی 8 ضوابط ثبت شرکت ها اطلاعات و مدارک بیشتری باید ارائه شود،از جمله:
1-تعیین نوع شرکت و موضوع فعالیت آن
2-مرجع ثبت شرکت مادر و شماره ی ثبت
3-معرفی نمایندگان شعبه برای دریافت ابلاغیه ها و اخطاریه ها
4-معرفی سایر شعب یا نمایندگی های شرکت در ایران
5-تعیین تابعیت شرکت
کلیه ی مدارک تسلیمی شرکت خارجی باید به زبان فارسی ترجمه ی رسمی شده باشد و حکم نمایندگی فرد مورد نظر برای تسلیم تقاضای ثبت شعبه باید به تصدیق نمایندگی ایران در کشور متبوع شرکت رسیده باشد.
در خصوص ثبت اسامی اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی و خارجی در مناطق آزاد تجاری-صنعتی،«ضوابط ثبت شرکت ها و مالکیت های صنعتی و معنوی در مناطق آزاد تجاری-صنعتی جمهوری اسلامی ایران» مصوب 4/2/1379 شورای عالی مناطق آزاد چنین مقرر می دارد: «انواع شرکت ها و موسسات غیر تجاری مذکور در قانون تجارت و سایر قوانین ایران می توانند در واحد ثبتی منطقه به ثبت برسند، مشروط بر آنکه موضوع فعالیت آن ها قانونی باشد.در هر حال تاسیس و فعالیت شرکت ها تحت قوانین موضوعه امکان پذیر است.»
در ماده ی 4 همین «ضوابط ثبت» مقرر می دارد:«هر شرکت یا موسسه ای که در منطقه ثبت شود و مرکز اصلی آن نیز در همان منطقه باشد شرکت ایرانی و ثبت شده در منطقه محسوب می شود.» ثبت شعبه یا نمایندگی اشخاص حقوقی خارجی نیز در اداره ثبت شرکت و مالکیت صنعتی و معنوی سازمان های مناطق آزاد امکان پذیر می باشد.
به همین لحاظ،سازمان هر منطقه به منظور انجام امور ثبتی شرکت ها و مالکیت های صنعتی و معنوی در آن منطقه واحدی را به نام واحد ثبت شرکت ها و مالکیت های صنعتی و معنوی تاسیس می کند.
وظایف واحد ثبتی عبارت است از:
_ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری ایرانی و خارجی
_ثبت علایم و اسامی تجاری و صنعتی
_ثبت اختراعات و اشکال و ترسیمات صنعتی
_ثبت دفاتر تجاری بازرگانی
_پلمپ دفاتر تجاری و غیر تجاری واقع در حوزه هر منطقه
_ثبت بانک ها و موسسات اعتباری با رعایت این آیین نامه اجرایی عملیات پولی و بانکی در مناطق آزاد
_ثبت شرکت های بیمه طبق مقررات حاکم در مناطق آزاد
کلیه اشخاص حقیقی ایرانی که طبق قانون تجارت به امور بازرگانی در منطقه مبادرت دارند موظفند نام خود را مطابق مقررات به این تصویبنامه حداکثر ظرف سه ماه از تاریخ اعلام واحد ثبتی در دفتر ثبت تجارتی واحد ثبتی به ثبت برسانند.
1-مراجعه متقاضی به معاونت اقتصادی سازمان و درخواست صدور مجوز برای شرکت
2-اخذ فرم تقاضای تعیین نام و تکمیل آن(در خصوص تاسیس شرکت های سهامی خاص ، پس از تعیین نام بلافاصله می بایست نسبت به پرداخت 35 % سرمایه شرکت اقدام نمود و سپس مدارک تحویل اداره ثبت شرکت های منطقه گردد).
3-تایید نام شرکت توسط واحد ثبتی بعد از استعلام های مربوطه
4-ارائه مجوز سرمایه گذاری به متقاضی توسط واحد مربوطه و در صورت نیاز معرفی به سایر نهادها برای اخذ مجوزهای لازم
5-ارائه مدارک ثبتی به متقاضی توسط ثبت شرکت ها
6-تکمیل مدارک توسط متقاضی و ارائه آن به واحد ثبتی
7-بررسی مدارک توسط متصدی ثبت و در صورت نقص و ایراد در مدارک تکمیل و تصحیح آن
8-پرداخت هزینه های ثبتی و ارائه ی فیش پرداخت به واحد ثبتی
9-ثبت شرکت در دفاتر ثبت شرکت ها
10-تحویل یک نسخه از مدارک ثبتی به متقاضی
11-تحویل یک نسخه از آگهی به واحد صادر کننده مجوز جهت اقدامات آتی
به منظور اطلاع عموم از موارد ثبت شده،بسیاری از کشورها خلاصه مفاد موارد ثبت شده در مرجع و دفتر ثبت تجارتی را از طریق انتشار آگهی و یا سایر وسایل رایج و متداول منتشر می نمایند.در جمهوری اسلامی ایران نیز مطابق قانون و آیین نامه ثبت دفتر تجارتی پیش بینی گردیده که خلاصه مندرجات ثبت دفاتر تجاری باید جهت اطلاع عموم آگهی و منتشر گردد.بر این اساس متقاضی ثبت فعالیت تجاری می بایست هزینه انتشار آگهی مندرجات مفاد ثبت مورد نظر را به حساب مربوطه واریز و رسید آن را به ضمیمه اسناد مورد نیاز به اداره ثبت شرکت ها تسلیم نماید تا مراتب متعاقباَ پس از تحقق تشریفات اداری ثبت با رعایت نوبت در روزنامه رسمی کشور منتشر شود.
لازم به ذکر است علاوه بر ثبت و آگهی عمومی فعالیت تجاری که در بدو امر صورت می گیرد تصمیمات مجمع عمومی در خصوص تغییرات سرمایه،انحلال شرکت و نحوه تصفیه آن نیز باید در مرجع ثبت و روزنامه رسمی،ثبت و منتشر شود.
طبق ماده ی 10 ضوابط ثبت شرکت ها در مناطق آزاد «اشخاص حقوقی مکلفند به منظور ثبت هر گونه تغییرات در اساسنامه و ترکیب هیات مدیره،بازرسان،صاحبان امضای مجاز،کاهش یا افزایش سرمایه و انحلال شرکت یا موسسه ظرف یک هفته مراتب را به صورت کتبی به واحد ثبتی منطقه اطلاع دهند.عدم اطلاع به موقع رافع مسئولیت مدیران اشخاص حقوقی مذکور نخواهد بود.»
در مورد شرکت های بیمه چون تاسیس آن ها با مجوز شرکت بیمه مرکزی ایران صورت می گیرد،در طول فعالیت شرکت بیمه مرکزی بر آن ها نظارت دارد.در مورد این شرکت ها برخی از تغییرات موکول به موافقت بیمه مرکزی ایران گردیده است.
طبق ماده ی 5«مقررات تاسیس و فعالیت بیمه در مناطق آزاد»این موارد عبارتند از:
1-تغییرات در اساسنامه
2-تغییرات در مدیران
3-تغییرات در سرمایه
4-تغییرات در سهام سهام داران
همچنین طبق تبصره ی 1 ماده ی 4 آئین نامه ی اجرایی عملیاتی پولی و بانکی در مناطق آزاد بطور کلی هر گونه تغییرات در اساسنامه ی بانک ها و موسسات اعتباری باید به پیشنهاد سازمان منطقه ی آزاد به تایید شورای پول و اعتباری برسد.